Datele tale la salon

1. Cine scrie această pagină și pentru cine

Pagina e scrisă de Glamz, CUI 53153242, cu sediul în sat Figa, oraș Beclean, str. Principală nr. 131C, județul Bistrița-Năsăud, România. În pagină, „noi” înseamnă Glamz.

Pagina e pentru tine dacă ai făcut o programare la un salon prin Glamz, cu cont sau ca invitată, sau dacă un salon îți ține fișa în Glamz. Prin „salon” înțelegem orice profesionist care își ține programările și clientele în Glamz: salon, cabinet, studio sau specialistă pe cont propriu.

Pagina acoperă datele pe care salonul le ține despre tine prin Glamz: fișa, chestionarele, consimțămintele și datele de sănătate. Pentru datele contului tău Glamz (email, parolă, recenzii, favorite), pentru care răspundem noi, citește Politica de confidențialitate.

2. Salonul decide, Glamz păstrează datele pentru el

Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) împarte răspunderea pentru date în două roluri.

• Salonul este operatorul (art. 4 pct. 7 GDPR). El hotărăște ce date îți cere, de ce, ce întrebări pune în chestionar, cine din echipa lui le vede și cât le ține, în limitele legii și ale acestei pagini.
• Glamz este persoana împuternicită (art. 28 GDPR). Păstrăm datele pe serverele noastre și facem cu ele doar ce ne cere salonul prin panoul Glamz și prin acordul de prelucrare încheiat cu noi. Nu le folosim în alte scopuri ale noastre.

Ce înseamnă asta pentru tine:

• Pentru orice întrebare sau cerere despre fișa ta ori despre datele tale de sănătate, te adresezi salonului. El răspunde și el hotărăște.
• Ne poți scrie și nouă, la [email protected]. Îți transmitem cererea salonului, ca să îți răspundă el (vezi mai jos, la „Drepturile tale”).
• Fiecare salon este un operator separat. Dacă mergi la două saloane prin Glamz, ai două fișe, iar fiecare salon răspunde doar de fișa lui.

3. Ce date ține salonul despre tine

În funcție de ce folosește fiecare salon, fișa ta poate cuprinde:

• datele din fișă: nume, telefon, email, data nașterii, pronume, ocupație, limbă, de unde ai aflat de salon, cine te-a recomandat, etichete și note interne scrise de salon;
• chestionarele și consimțămintele: răspunsurile tale, semnalele de atenție care reies din ele, semnătura desenată, PDF-ul semnat, adresa IP și browserul de pe care ai semnat, pozele pe care le-ai încărcat în chestionar;
• date privind sănătatea: alergii, teste dermatologice (de pildă testul de sensibilitate înaintea unei vopsiri) și documentele medicale pe care salonul le încarcă pe fișă (imagini sau PDF);
• fișa de execuție: ce ți s-a făcut, cu ce parametri, pozele de dinainte și de după, notele specialistei;
• programările, plățile și produsele folosite la tine;
• comunicările: istoricul SMS-urilor, campaniile primite și mesajele din conversațiile cu salonul.

Salonul trebuie să îți ceară doar datele de care are nevoie pentru serviciul pe care îl faci (art. 5 alin. (1) lit. c) GDPR).

4. De ce îți cere salonul date de sănătate

Unele proceduri, de pildă vopsitul, tatuajul sau unele tratamente cosmetice, pot face rău unei persoane cu anumite alergii sau afecțiuni. Salonul te întreabă ca să afle dacă procedura e potrivită pentru tine și ca să poată dovedi, la nevoie, că te-a întrebat.

Datele privind sănătatea sunt o categorie specială de date (art. 9 GDPR). Salonul le poate prelucra doar pe un temei prevăzut de art. 9 alin. (2). Temeiul îl alege și îl dovedește salonul. De regulă, acesta este consimțământul tău explicit (art. 9 alin. (2) lit. a)), pe care îl dai:

• prin semnarea chestionarului în Glamz, pe telefonul tău sau pe un dispozitiv al salonului; odată cu semnătura se păstrează data, adresa IP și browserul, ca dovadă;
• pe hârtie, la salon; în acest caz salonul notează în Glamz că ți-a luat consimțământul.

Dacă salonul folosește alt temei decât consimțământul, trebuie să ți-l spună înainte să îți ceară datele.

5. Ce se întâmplă dacă nu îți dai consimțământul

Nu ești obligată să răspunzi la chestionar și nici să semnezi consimțământul.

Dacă nu îl dai, salonul poate refuza procedura pentru care chestionarul este necesar, pentru că nu poate verifica dacă e sigură pentru tine.

Salonul nu îți poate condiționa alte servicii, care nu au legătură cu acele date, de consimțământul pentru datele de sănătate. De pildă, pentru o tunsoare nu are nevoie de istoricul tău de alergii. Consimțământul trebuie dat liber, iar legea nu permite legarea lui de un serviciu pentru care datele nu sunt necesare (art. 7 alin. (4) GDPR).

6. Cine vede datele tale

• În salon: datele de sănătate le văd doar persoanele cărora salonul le-a dat, prin rolul lor, acces la ele: specialistele care lucrează cu tine și conducerea salonului. Recepția nu vede datele de sănătate. Accesul la fișe și descărcările se trec într-un jurnal (cine, ce, când, de pe ce adresă IP).
• Echipa Glamz lucrează pentru suport, moderare și facturare. Panoul ei de administrare nu afișează răspunsurile la chestionare, semnalele de sănătate, semnăturile, notele interne și PDF-urile de consimțământ. Acces tehnic direct la baza de date au doar persoanele care administrează serverele, obligate la confidențialitate, și numai pentru mentenanță și pentru repararea erorilor.
• Alte saloane nu văd fișa ta. Fișele sunt separate pe salon, chiar dacă ești aceeași clientă. Istoricul pe care un salon îl are despre tine ca invitată trece în contul tău Glamz doar dacă ai dovedit că adresa de email îți aparține.
• Furnizorii noștri tehnici păstrează sau transmit datele doar pentru noi și pentru salon: serverele sunt în România (BeOnline), iar fișierele și copiile de siguranță stau la Cloudflare R2, cu jurisdicție în Uniunea Europeană. Datele de sănătate sunt stocate numai în Uniunea Europeană și nu le punem în emailuri, SMS-uri sau notificări pe telefon. Când le completezi, trec criptat prin rețeaua Cloudflare, care poate folosi și servere din afara UE, pe baza clauzelor contractuale standard. Lista completă a furnizorilor e în Politica de confidențialitate.
• Autoritățile publice primesc date doar când legea obligă salonul sau pe noi să le transmitem.

7. Cât se păstrează datele

• Datele de sănătate (chestionare, consimțăminte, înregistrări de sănătate, documente medicale) se păstrează 3 ani de la ultima ta programare la acel salon (sau de la deschiderea fișei, dacă e mai recentă), apoi se șterg automat. Termenul de 3 ani este termenul general de prescripție (art. 2517 Cod civil): cât timp tu sau salonul puteți face o reclamație despre o procedură, salonul are nevoie de dovada că te-a întrebat.
• Salonul le poate șterge mai devreme, la cererea ta.
• Excepție: dacă salonul a trecut în registrul lui o sesizare despre tine sau despre o programare a ta și sesizarea nu e rezolvată, datele nu se șterg până la rezolvarea ei.
• Celelalte date din fișă (nume, contact, programări) le păstrează salonul cât are nevoie de ele, după regulile lui. Poți cere oricând ștergerea lor (vezi mai jos).
• Jurnalul de acces la fișe și de descărcări se păstrează 3 ani.
• Copiile de siguranță se fac zilnic și se șterg după cel mult 35 de zile. O dată ștearsă dispare și din copii când acestea expiră. O copie se folosește doar pentru a repara o pierdere de date, iar ștergerile făcute între timp se refac.

8. Cum îți retragi consimțământul

Îți poți retrage oricând consimțământul pentru datele de sănătate, la fel de ușor cum l-ai dat (art. 7 alin. (3) GDPR):

• spune-i salonului, la salon sau în scris;
• sau scrie-ne la [email protected], cu numele salonului; transmitem cererea salonului în cel mult 5 zile lucrătoare.

Retragerea nu face ilegală prelucrarea de dinainte. Din acel moment, salonul nu mai folosește datele pe temeiul consimțământului. Poate refuza apoi procedurile pentru care chestionarul este necesar.

Dacă vrei ca datele să fie și șterse, spune asta în cerere. Salonul le poate păstra, până la termenul de mai sus, doar dacă are nevoie de ele pentru a se apăra într-o reclamație sau într-un proces (art. 9 alin. (2) lit. f) și art. 17 alin. (3) lit. e) GDPR), și trebuie să îți spună asta.

9. Drepturile tale și cum le exerciți

Față de salon, ca operator, ai dreptul:

• să afli ce date are despre tine și să primești o copie a lor (art. 15 GDPR);
• să ceri corectarea datelor greșite sau incomplete (art. 16);
• să ceri ștergerea datelor (art. 17), în limitele în care legea nu îl obligă pe salon să le păstreze;
• să ceri restricționarea prelucrării, de pildă cât se verifică o corectură (art. 18);
• să primești datele date de tine pe bază de consimțământ într-un format structurat, pe care îl poți duce la alt salon (art. 20);
• să te opui prelucrării bazate pe interesul legitim al salonului și, oricând, mesajelor de marketing (art. 21);
• să îți retragi consimțământul (art. 7 alin. (3)).

Cum le exerciți:

• direct la salon, la salon sau în scris, la datele de contact ale salonului;
• prin noi, la [email protected]. Spune-ne cine ești, la ce salon și ce ceri. Transmitem cererea salonului în cel mult 5 zile lucrătoare și te anunțăm că am transmis-o. Răspunsul îl dă salonul, pentru că el hotărăște.

Salonul trebuie să îți răspundă în cel mult o lună de la primirea cererii. Pentru cereri complexe sau numeroase, termenul se poate prelungi cu încă două luni, iar salonul trebuie să îți spună asta în prima lună (art. 12 alin. (3) GDPR). Exercitarea drepturilor este gratuită.

Salonul sau noi îți putem cere să confirmi că ești tu, de pildă scriind de pe adresa de email din fișă, ca să nu dăm datele tale altcuiva (art. 12 alin. (6) GDPR).

Pentru mesajele de marketing ale salonului ai și o cale mai scurtă: răspunde STOP la SMS sau apasă legătura de dezabonare din email. Glamz oprește campaniile salonului pentru fișa ta.

10. Ștergerea contului Glamz și ștergerea fișei de la un salon

Sunt două lucruri diferite.

Ștergerea datelor de la un singur salon. Îi ceri salonului (direct sau prin noi) să îți șteargă fișa. Contul tău Glamz și fișele de la alte saloane rămân. Invitatele, care nu au cont, pot cere doar asta.

Ștergerea contului Glamz. O faci singură, din aplicație. Atunci:

• programările tale viitoare se anulează;
• fișele tale de la fiecare salon se golesc de datele personale: contact, profil, note, etichete, răspunsurile la chestionare cu PDF-ul semnat, înregistrările de sănătate, documentele încărcate, conținutul mesajelor trimise către tine;
• contul se anonimizează, iar sesiunile, dispozitivele, preferințele, cardurile salvate, favoritele, lista de așteptare, urmăririle, aprecierile, conversațiile și pozele din mesaje se șterg;
• recenziile tale rămân doar ca notă, fără text și fără autor, ascunse.

Ce rămâne, fără numele tău. Programarea, plata, produsele folosite și fișa de execuție fără poze rămân în evidența salonului, dar nu mai arată cine ai fost. Salonul trebuie să își țină evidența contabilă și fiscală: documentele contabile se păstrează 5 ani (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991), iar facturile cât cere Codul fiscal. Aceste rânduri spun că cineva a avut o programare și ce s-a făcut, nu cine.

11. Minorii și serviciile cu vârstă minimă

Contul Glamz se poate face de la 16 ani.

Unele servicii au o vârstă minimă, stabilită de salon sau de lege. Salonul verifică vârsta înainte de procedură.

Pentru o persoană minoră, acordul părintelui sau al tutorelui îl cere și îl păstrează salonul, inclusiv pentru datele de sănătate din chestionar. Glamz nu verifică acest acord în locul salonului.

12. Cum sunt păzite datele

• accesul în salon se dă pe roluri; recepția nu vede datele de sănătate;
• panoul de administrare al echipei Glamz nu afișează datele de sănătate;
• accesul la fișe și descărcările se trec într-un jurnal, păstrat 3 ani;
• datele fiecărui salon sunt despărțite de ale celorlalte saloane;
• parolele se păstrează doar sub formă de hash, nu în clar;
• legătura dintre telefonul sau calculatorul tău și Glamz este criptată (TLS);
• serverele sunt în România, iar fișierele și copiile de siguranță stau în Uniunea Europeană; copiile de siguranță sunt criptate (AES-256);
• datele de sănătate se șterg automat la 3 ani de la ultima programare.

Nicio măsură nu înlătură orice risc. Dacă se produce o încălcare a securității care te privește, anunțăm salonul în cel mult 48 de ore de la constatare, iar salonul te anunță atunci când legea o cere (art. 34 GDPR).

13. Mesajele discrete

La serviciile din domeniile sensibile, SMS-urile și notificările pe telefon nu scriu numele serviciului, ca să nu afle ce procedură faci cine îți vede ecranul telefonului.

Mesajele despre programare (confirmări, mementouri, anulări, chestionarul de completat) sunt necesare pentru serviciu. Dacă ai cont Glamz, alegi din cont canalele pe care le primești (email, SMS, notificări). Codurile de acces se trimit oricum.

14. Unde te plângi

Dacă ai o nemulțumire, spune-o întâi salonului sau nouă, la [email protected] sau la 0742 399 493. Nu avem un responsabil cu protecția datelor numit; întrebările despre date ajung la aceeași adresă.

Ai oricând dreptul să depui plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, București, www.dataprotection.ro, [email protected]. Te poți adresa și instanței.

15. Schimbări ale acestei pagini

Când se schimbă felul în care sunt ținute datele, schimbăm și pagina. Data de sus arată versiunea în vigoare.